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DOCUMENT IMAGING

Exa Document

Certificación ISO 9001:2015 "Proceso de digitalización de documentos e integración de base de datos"

El Gestor Electrónico de documentos

Es una aplicación que permite digitalizar, indexar la información, realizar búsquedas de índices o de texto completo, así como almacenar los documentos en formato digital.

De esta forma permite explotar la información estratégica de manera inmediata a través de computadoras y dispositivos móviles.

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Producción y manipulación de imágenes

Consulta vía WEB

Administración y configuración

Para la implementación del Gestor Electrónico de Documentos se contemplan otros componentes indispensables tales como el sistema integral que da soporte a los procesos sustantivos de operación, el centro de datos de última generación y la digitalización de acervo documental, todo ello de acuerdo a los requerimientos y necesidades del cliente.

Escritorio

Servidor Web

Imágenes y documentos

Internet

Dispositivo Móvil

Objetivos
  • Digitalización de archivo documental automatizado para reemplazar el almacenamiento de documentos en papel.
  • Proceso de búsqueda digital más rápido.
  • Recursos estratégicos que involucran la operación diaria de la organización.
  • Integridad de información a salvo mediante copias de seguridad de los documentos originales.
Ventajas
  • El software puede ajustarse a las necesidades específicas del cliente gracias a su arquitectura modular.
  • Puede ser utilizado con cualquier base de datos.
  • Soporte técnico durante y posterior a su implementación con el mismo costo.
  • Costo más accesible del mercado.

Usuario 1

Usuario 2

Usuario 3

INTRANET (LAN)

Internet

Router Firewall

Servidor web, base de datos y de archivos

Escáner

Módulo de producción y manipulación de imágenes

Es el componente principal del sistema gestor, en el cual se realiza la digitalización de los documentos y también la importación de imágenes desde archivos existentes. También se realiza el control de calidad de las imágenes y la captura respectiva de sus índices para su búsqueda posterior.

Funcionalidades
  • Digitalizar documentos.
  • Importar imágenes.
  • Importar archivos.
  • Buscar documentos por información previamente indexada o por texto completo.
  • Visualizar imágenes.
  • Ajustar las imágenes al tamaño de la pantalla.
  • Acercamientos (zoom) +/-.
  • Indexar información a los documentos digitalizados.
  • Crear y editar estructuras de archivos.
  • Convertir imágenes al formato PDF.
  • Enviar documentos por e-mail.
  • Imprimir documentos.
  • Configurar el scanner y los parámetros de digitalización.
  • Generar OCR de los documentos.

Consulta vía WEB

Permite realizar consultas de los documentos digitalizados a través de un navegador para internet (browser) ya sea en una red local o INTRANET o desde INTERNET.

Funcionalidades
  • Buscar documentos por información previamente indexada o por texto completo.
  • Visualizar imágenes.
  • Ajustar las imágenes al tamaño de la pantalla.
  • Acercamientos (zoom) +/-.
  • Enviar documentos por e-mail.
  • Imprimir documentos.

Módulo de administración y configuración

Este módulo administra y controla todas las actividades realizadas en el sistema. Permite dar de alta usuarios, así como asignar permisos para realizar las actividades dentro del sistema.

Además, lleva la bitácora de auditoría de las actividades realizadas dentro del sistema y que puede consultarse en cualquier momento.

Funcionalidades
  • Crear y editar perfiles de usuarios.
  • Crear y editar grupos de usuarios.
  • Crear y editar áreas o departamentos.
  • Crear catálogos.
  • Importar catálogos.
  • Bitácora de actividades.

Centro de Datos de última generación

  • Aseguramiento de la información mediante encriptamiento de la información y FIREWALLS.
  • Sistemas de alta disponibilidad a través de servidores redundantes y de arreglos de discos en espejo.
  • Ambiente controlado que garantice el correcto funcionamiento de servidores y equipos de comunicaciones considerando sistema de aire acondicionado de precisión, sensores de Temperatura y detectores de humo.
  • Sistema contra incendios a base de gas FM-200.
  • Servidores y sistemas de almacenamiento de última generación, tales como servidores con arquitectura BLADE, SAN, NAS.
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Sistema Integral

  • Interoperabilidad, ya que su arquitectura modular le permite adaptarse prácticamente a cualquier sistema propietario o ERP de la organización.
  • Soporta los procesos operativos permitiendo un flujo de trabajo ágil y eficaz.
  • Reportes dinámicos para los distintos niveles jerárquicos de la organización.
  • Cumple con los criterios emitidos por el cliente y por las entidades normativas relativas al sector, con la finalidad de integrar la información de manera segura y consultarla en tiempo real.

Digitalización del Acervo Documental

  1. Proceso de digitalización certificado bajo la norma internacional ISO 9001:2008
  2. Convierte los archivos físicos (documentos en papel, expedientes fotos, planos, microfilm, libros, etc.) a documentos electrónicos con las medidas de seguridad pertinentes. Garantiza tiempos eficientes de consulta y contribuye a la preservación de la información, evitando su pérdida total o parcial, ya sea por descuidos o por causas naturales (contingencias ambientales).
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EXA SYSTEMS

Proporciona soluciones llave en mano que permiten hacer más eficientes sus procesos sustantivos de negocio, y con ello darle un valor agregado a su organización, cumpliendo sus expectativas y satisfaciendo las necesidades de sus usuarios.